A gestão do tempo é uma habilidade indispensável para qualquer gestor. E é preciso administrar bem os prazos, mesmo com uma rotina apertada que enfrentamos nos dias de hoje. 

Além de ter que trabalhar com diversas demandas administrativas, é indispensável lidar com esse universo cheio de distrações que podem afetar significativamente a produtividade dos profissionais. E é preciso bastante empenho para ignorar as distrações cotidianas e manter o foco total em uma tarefa designada.

Apesar disso, fazer uma gestão do tempo das horas disponíveis é uma atividade recompensadora. Além das estratégias que ajudam na mudança de comportamento pessoal, ter um bom planejamento diário, definir as prioridades, evitar a procrastinação e implantar indicadores de produtividade, é possível, com o suporte de recursos tecnológicos.

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Como melhorar a gestão de tempo usando a tecnologia a seu favor

Sabemos que fazer esse gerenciamento é desafiador e nem todo mundo consegue manter a organização sem um suporte. Existem diversos aplicativos que auxiliam na gestão de tarefas e produtividade. 

Eles estão disponíveis em inúmeras configurações e podem ajudar a definir aquele dever que é prioridade, ordenar tarefas, determinar prazos, evitar distrações e controlar as interrupções. 

Em alguns deles as tarefas e agenda podem ser compartilhadas para todos os integrantes do time, o que facilita a comunicação e organização. Por esse motivo, separamos algumas dicas que podem ajudar nesse momento.

Monday.com – uma ferramenta poderosa que ajuda a gestão de tempo, planejando e organizando o trabalho da sua equipe. O aplicativo conta com interface moderna e bastante intuitiva. Com ele é possível acompanhar cada fase dos projetos, além de realizar chamadas via Zoom.

O monday.com tem uma versão gratuita, mas se preferir explorar mais recursos é recomendável adquirir a versão paga.

Asana – outro aplicativo bastante utilizado para aumentar a produtividade dos colaboradores. Com ele é possível otimizar o fluxo de trabalho com automações, compartilhar arquivos, atualizações e feedbacks. 

É possível utilizar o Asana de maneira gratuita, mas para um plano mais amplo e sem limitações a versão paga pode ser de ótima ajuda.

Trello – aqui você encontra um app de gestão de tarefas online que possibilita aos usuários, acesso a ferramentas bem interessantes. Nele é possível encontrar quadros compartilháveis, definição de datas de entrega, checklist, entre outros. 

Assim como os outros aplicativos listados na lista, o Trello é gratuito, mas para mais recursos é preciso acessar a versão paga. 

Slack – perfeito para trabalhar com diversos times de forma individualizada e colaborativa. Você pode definir alguns canais para diferentes projetos, contar com videoconferências e outras ferramentas que auxiliam na gestão de tempo. 

Também conta com a versão gratuita e paga. Por esse motivo é bom analisar qual se encaixa melhor para o seu objetivo.

Planilhas do Google (Sheets) – a solução aqui se encontra em planilhas que são inspiradas no Excel. Para quem não deseja gastar dinheiro, essa é uma boa escolha para fazer um bom cronograma, além de gerenciamento e acompanhamento das tarefas. Além disso, tem como ponto forte a possibilidade de ser utilizada mesmo offline, ou na opção online, compartilhar com colaboradores e trabalhar juntos em tempo real.

Metodologias famosas que podem ajudar na gestão de tempo

Agora que você já conhece um pouco mais de aplicativos para gerenciar melhor o tempo e a sua equipe, algumas metodologias existentes, antes mesmo de toda tecnologia que temos atualmente, podem auxiliar na organização.

Método Pomodoro

Criado pelo italiano Francesco Cirillo, em 1988, é uma das técnicas de gestão de tempo mais conhecidas e utilizadas no planeta. Ele consiste em utilizar o tempo como aliado para executar as tarefas como desejamos. 

A técnica envolve a cronometragem e é dividida em 4 fases. O primeiro passo é listar todas as atividades que serão realizadas durante o dia. Depois inicia-se o chamado “pomodoris” onde é preciso dedicar 25 minutos de atenção total nas atividades e 5 de descanso. 

Esse processo precisa ser realizado três vezes, como recompensa, a pessoa consegue 30 minutos antes de iniciar outro ciclo. Com o método pomodoro é possível ir para uma tarefa seguinte após finalizar a anterior, evitando refações ou atividades inacabadas.

Método KanBan

Esse é outro método bastante conhecido por suas técnicas de gestão de tempo e produtividade. 

Seu início aconteceu na década de 60, na empresa japonesa Toyota. Foi detectado que a produção estava funcionando de forma equivocada. Enquanto algumas peças sobravam nos estoques, outras não existiam e, por esse motivo, precisavam ser produzidas com urgência. 

Para resolver o problema, um gerente chamado Taiichi Ōno criou o sistema KanBan, para melhorar o controle do estoque. Foi um sucesso tão grande que o método foi aplicado em outras áreas.

A metodologia é pensada em 3 partes: o cartão, as colunas e o próprio quadro. No cartão ficam detalhadas as tarefas que serão realizadas, podendo incluir detalhes como quem vai fazer, o prazo, entre outros. 

As colunas servem para analisar o status do cartão. São três colunas, uma “para produzir”, “em andamento” e “feito”. Por último, o quadro é o local onde as informações ficam centralizadas, podendo ser físico ou mesmo online.

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